O projeto Alesp Digital, implantado em dezembro de 2009, concluiu mais uma fase: nesta terça-feira, 1º/6, foi realizada uma apresentação dando uma visão atualizada do projeto que vem sendo desenvolvido pela Prodesp para a Assembleia Legislativa para permitir a tramitação eletrônica dos processos administrativos e o controle dos procedimentos de recursos humanos. Nesta fase, o projeto trata da produção e tramitação eletrônica do processo de compras nas suas diversas modalidades, tornando todo o procedimento mais ágil, transparente e mais econômico, com garantia de segurança e integridade documental.

Nesta apresentação, os participantes puderam ver na prática a solução Alesp Digital em funcionamento. O sistema mostrou ser uma ferramenta de operação simples e bastante completa, que permite checar toda a composição do processo e sua tramitação. Permite ainda realizar observações e visualizar documentos anexados ao processo digital.

A agilidade e racionalização dos procedimentos e a eliminação gradativa do papel são os principais ganhos para a Assembleia Legislativa. Desde dezembro de 2009, quando a fase um entrou em produção paralela (o processo ocorre simultaneamente em papel e meio digital), os usuários podem realizar o trâmite do processo de empenho com segurança, eficiência e rapidez.

Silvio Trasmonte, representante da equipe de analistas e técnicos da Prodesp, também informou que o Centro de Digitalização de Documentos (CDD), parte integrante do projeto Alesp Digital, está, como o restante do projeto, 66% concluído.



Uma nova visão sobre a administração



Trasmonte explicou como as mudanças organizacionais dependem da compreensão e comprometimento das pessoas envolvidas, da percepção da necessidade de modificação dos processos e da atuação dos líderes " no caso, os diretores das unidades administrativas " como agentes da mudança.

A mudança estrutural constitui-se da perceção de que o processo tramita através de seu fluxo "horizontal", quer dizer, o foco do projeto não é mais a estrutura de departamentos da administração (verticalizada), mas o processo em si, a agilidade na análise e na tomada de decisões, a garantia de integridade e segurança documental e o redirecionamento da circulação e manejo dos papéis.



Implantação do projeto



A implantação do projeto está ocorrendo em fases. A primeira fase, a chamada "versão beta", entrou em operação em dezembro de 2009, quando se introduziu o sistema aos operadores, com a ajuda permanente dos analistas que trabalham no projeto, e se pôde verificar falhas e aperfeiçoamentos fora do ambiente de testes. A segunda fase foi implantada de 2 a 31 de janeiro de 2010: é a chamada "produção assistida", em que o processo é feito integralmente no sistema, com novas facilidades. Nessa fase, o Centro de Digitalização de Documentos entrou em funcionamento parcial.

Na terceira fase, a "fase de produção", o operador já está apto a utilizar o sistema, o Centro de Digitalização está operando e todas as facilidades do sistema estão disponíveis. Até outubro de 2010, todas as modalidades do processo de compras deverão estar implantadas.

O projeto desenvolvido pela Prodesp utiliza as ferramentas TibCo, de modelagem, JBPM, de tramitação e fluxo, e Alfresco, de gestão documental, todos softwares livres.