O Instituto do Legislativo Paulista (ILP) realizou nesta segunda-feira, 9/11, palestra sobre gestão de documentos eletrônicos. A importância de preservar a autenticidade dos documentos digitais foi o tema central da apresentação de Daniel Flores, professor do curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Maria e membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

O especialista abordou três aspectos da gestão de documentos: a autenticidade, o acesso de longo prazo e a manutenção da cadeia de custódia. Segundo Flores, vivemos um momento em que existe um desafio para a diplomática (disciplina que estuda as estruturas formais de documentos originados pela atividade governamental ou notarial), que é fazer com que a variação dos documentos digitais seja controlada, com tipologia e forma documental fixa.

O acesso de longo prazo dos documentos supõe que arquivos digitais originados em tempos distintos, em diversos suportes e formatos, devem ser recolhidos e preservados em uma forma fixa, acessível por diferentes sistemas de gestão de arquivos. Isto é, devem ser convertidos em formatos de preservação e formatos de acesso.

Para que a autenticidade e o acesso sejam preservados é necessário garantir a manutenção da cadeia de custódia do documento. Ou seja, o documento que nasce digital deve permanecer em ambiente digital, por meio de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (Sigads) que atendam requisitos normativos mínimos, e recolhidos em caráter permanente em repositórios digitais confiáveis (RDC) e certificados.

Como explica Flores, os repositórios blindam a autenticidade e estabelecem uma trilha de recolhimento dos documentos que preserva a autenticidade, levando-se em conta que todo material arquivístico digital tem complexidades, fragilidades e especifidades.

O professor disse que o processo de gestão de documentos arquivísticos segue uma linha contínua de custodiadores, desde o seu produtor até o seu legítimo receptor, na qual se assegura que esses documentos são os mesmos desde o seu início, que não sofreram nenhum processo de alteração e, portanto, são autênticos.

A grande questão colocada pelo palestrante é se as insituições estão preparadas para garantir a manutenção da cadeia de custódia, com sistemas informatizados de gestão de documentos autênticos e repositórios digitais confiáveis. Dois aspectos foram destacados por ele: o baixo grau de conhecimento, no âmbito das insituições públicas, das normas e regras do e-ARQ Brasil, modelo de requisitos para Sigads elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), e a resistência à adoção softwares livres, que oferecem custos mais baixos e permitem ampla conectividade entre as instituições.

Lei de Acesso à Informação

Outro assunto abordado foi a Lei de Acesso à Informação- LAI (Lei 12.527/2011). Na avaliação do palestrante, a LAI muda os parâmetros da arquivologia. Agora, a regra é o acesso, e o sigilo é a excessão. "Para dar conta das solicitações dos cidadãos, nossos sistemas de arquivos terão de se atualizar para permitir o acesso amplo." Os dados, observa Flores, terão de ser oferecidos em formatos e suportes acessíveis a todos os cidadãos.

Um outro impacto da LAI é incentivar a transparência ativa, quando órgãos públicos divulgam informações de interesse geral e coletivo independentemente da solicitação expressa dos cidadãos. Com acesso prévio à informação, o cidadão não precisará acionar pessoalmente os órgãos e entidades públicos, pois os dados já estarão disponíveis ao público em bases confiáveis.